Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các doanh nghiệp. Ngoài các bước lập, xuất hóa đơn, bước lưu trữ hóa đơn điện tử cũng đóng vai trò quan trọng nhưng chưa được chú ý đúng mực. Đây đang là vấn đề được nhiều đơn vị thắc mắc và quan tâm. Hãy tìm hiểu về vấn đề này thông qua những thông tin được cung cấp trong bài viết dưới đây.
1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định
Ngoài việc tuân theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC – cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ hóa đơn cần tuân thủ theo quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC – thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
Lưu trữ hóa đơn điện tử là cụm từ dùng để chỉ hành động sao chép toàn bộ các hóa đơn bán, xuất vào các thiết bị lưu trữ ngoài như đĩa CD, USB….Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đảm bảo được tính an toàn, độ bảo mật cao, tránh các rủi ro như mất hay làm giả hóa đơn thường gặp ở hóa đơn giấy.
Hiện nay, việc lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- “Người bán và mua hàng hóa có sử dụng hóa đơn điện tử phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được lập thông qua một cơ sở trung gian thì cơ sở này có trách nhiệm thực hiện lưu trữ hóa đơn theo thời gian nêu trên.
- Người bán, mua là đơn vị kế toán và cơ sở trung gian có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu của hóa đơn ra các vật như USB, đĩa CD, DVD, đĩa cứng…. để bảo vệ dữ liệu, thông tin của hóa đơn.”
Điều kiện để hóa đơn điện tử có thể lưu trữ dưới dạng thông điệp là:
- Nội dung của hóa đơn có thể truy cập, sử dụng để tham chiếu khi cần.
- Nội dung được lưu giữ theo dạng được khởi tạo, nhận, gửi hoặc theo dạng thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn đó.
- Cách thức lưu giữ hóa đơn phải thống nhất đảm bảo cho phép xác định nguồn lập, nơi đến, ngày giờ nhận, gửi hóa đơn.
2. Các câu hỏi khác về lưu trữ hóa đơn điện tử
Ngoài quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử, một số câu hỏi khác thường gặp về vấn đề này được nhiều khách hàng quan tâm sẽ được chúng tôi cung cấp trong phần thông tin sau đây.
Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?
Theo quy định của cơ quan thuế, sau khi khởi tạo, thời gian lưu trữ phải theo quy định của Luật Kế toán, thường là 10 năm. Đối với hóa đơn điện tử, việc mất, rách hay cháy là khó có thể xảy ra như đối với hóa đơn giấy.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào?
Hay nói cách khác là bên mua sẽ lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Đối với các bên mua hàng, hóa đơn điện tử sẽ được gửi dưới dạng file .xml. Bên mua sẽ không cần lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trực tiếp thông qua web mà bên bán hàng cung cấp. Nếu muốn cẩn thận hơn bên mua có thể tải hóa đơn về dưới dạng zip và tiến hành lưu trữ. Khi bên mua có nhu cầu lưu trữ dưới dạng hóa đơn giấy thì bên bán sẽ in một bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang, đóng dấu và gửi cho bên mua.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên S Invoice:
Bước 1: Tại mục Quản lý hóa đơn – Nhấn vào nút Lưu trữ
Bước 2: Nhập các thông tin tìm kiếm. Lưu ý: Những trường chứa dấu * là trường nhập thông tin bắt buộc.
Bước 3: Nhấn nút Tìm kiếm
Bước 4: Click vào nút Tải về
Lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào:
- Số lượng lưu trữ mỗi lần hệ thống cho phép người dùng lưu được 300 hóa đơn.
- Nếu nhập từ số – đến số có khoảng cách >300 hóa đơn trên hệ thống sẽ báo lỗi.
- Khi đính kèm logo trong mẫu hóa đơn, quý khách lưu ý đều chỉnh dung lượng của file sao cho nhẹ nhất có thể để đảm bảo hiệu năng của hệ thống.
Cách lưu trữ hóa đơn đầu ra
Với hóa đơn điện tử đầu ra, khách hàng có thể lưu dưới dạng .xml. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng có thể in ra ở dạng văn bản giấy dễ hạch toán, lưu thông cùng với hàng hóa.
Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử để lưu trữ
Một số trường hợp, khách hàng hoặc bên bán có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hình thức khác để lưu trữ thì bên bán có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh về xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa nhưng chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất. Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đảm bảo chính xác về nội dung và thực hiện theo các quy định của Luật Kế Toán, Thông tư 32/2011/TT-BTC.Trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy thì phải đảm bảo có sự trùng khớp nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ.
Tag cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào, cách lưu file hóa đơn điện tử, quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử, file xml hóa đơn điện tử, cách lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào, bản thể hiện của hóa đơn điện tửlà gì, bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì Viettel Gia Nghĩa Đắk Nông
